Enam Trik Jitu Menulis SOP

2 May 2011

N  124  R

Anda belum terlambat, untuk membuat SOP dan dimulai dari sekarang.

Standard Operating Procedure (SOP) digunakan dalam dunia bisnis dan pemerintahan agar ada konsistensi dan efesiensi dalam menjalankan tugas atau fungsi harian yang berulang-ulang atau rutin dilakukan. Pada dasarnya sebuah SOP akan menghalangi kebutuhan lahirnya inovasi. Namun, dengan adanya SOP yang benar maka bisnis akan berjalan lebih lancar.

Sebuah SOP yang baik harus bisa dipahami dan diikuti oleh karyawan yang memang ditugaskan untuk mengerjakan tugas itu, baik mereka pernah mengerjakan itu sebelumnya maupun mengerjakan untuk pertama kali. Lalu, bagaimana cara membuat SOP yang baik? Inilah yang pernah disampaikan oleh  "Workshop Metode dan Teknik Penyusunan SOP" .

Berikut ini adalah enam langkah yang bisa dijadikan landasan dalam menulis dokumen SOP untuk sebuah perusahaan. Langkah pertama Sebuah SOP harus ditulis oleh orang yang ahli di bidangnya. Dia bisa seorang supervisor.

manajer atau karyawan yang sudah senior yang telah mengerjakan tugas itu bertahun-tahun. SOP juga bisa ditulis oleh sekelompok orang yang mengerti langkah demi langkah cara menyelesaikan sebuah tugas. Langkah kedua, SOP harus ditulis dengan ringkas. Gunakan pendekatan langkah-dcmi-langkah dan gunakan-lah kalimat aktif yang sederhana unruk menjelaskan setiap langkah itu. Mulailah dengan judul halaman, daftar isi, prosedur, cara penerapan dan semua referensi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas itu.

Langkah ketiga SOP harus ditulis dengan jelas. Ya, SOP memang harus ditulis secara menyeluruh, mencantumkan semua rincian yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas. IU yangkahlah bahwa yang akan membaca dokumen itu adalah orang yang belum pernah melaksanakan tugas itu.

Langkah keempat Gunakanlah flowchart atau diagram alur. Sebuah diagram alur akan memberikan penjelasan secara visual setiap langkah dan bagaimana masing-masing langkah berhubungan antara satu dengan yang lainnya dan bagaimana hasil akhir yang diharapkan.

Langkah kelima Sematkan lampir-an-lampiran formulir yang dibutuhkan. Formulir, checklist yang disyaratkan atau yang akan membantu pelaksanaan tugas itu harus dilampirkan agar pelaksana tugas memahami formulir mana saja yang harus diisi selama dia menyelesaikan tugasnya.

Langkah keenam Review-lah dokumen SOP itu sebelum diterbitkan. Draft dokumen SOP harus di-review oleh para supervisor dan manajer yang berkaitan, para ahli dalam perusahaan itu, dan para karyawan senior. Mum lah masukan dari mereka untuk perbaikan dokumen itu.

Jika Anda membutuhkan panduan yang lebih mendetail bagaimana cara menyusun SOP, ikutilah training "Metode dan Teknik Penyusunan SOP" . 

Ringkasan Artikel Ini

Sebuah SOP yang baik harus bisa dipahami dan diikuti oleh karyawan yang memang ditugaskan untuk mengerjakan tugas itu, baik mereka pernah mengerjakan itu sebelumnya maupun mengerjakan untuk pertama kali. Sebuah diagram alur akan memberikan penjelasan secara visual setiap langkah dan bagaimana masing-masing langkah berhubungan antara satu dengan yang lainnya dan bagaimana hasil akhir yang diharapkan. Formulir, checklist yang disyaratkan atau yang akan membantu pelaksanaan tugas itu harus dilampirkan agar pelaksana tugas memahami formulir mana saja yang harus diisi selama dia menyelesaikan tugasnya. Jika Anda membutuhkan panduan yang lebih mendetail bagaimana cara menyusun SOP, bila diperlukan ikutilah training "Metode dan Teknik Penyusunan SOP" 

Jumlah kata di Artikel : 491
Jumlah kata di Summary : 112
Ratio : 0,228

*Ringkasan berita ini dibuat otomatis dengan bantuan mesin. Saran atau masukan dibutuhkan untuk keperluan pengembangan perangkat ini dan dapat dialamatkan ke tech at mediatrac net.

Pendapat Anda :

Mari Membuat Standard Operating Procedures (SOP)

Standard Operating Procedures

Apa itu SOP?

SOP adalah 1 set perintah kerja atau langkah-langkah yg harus diikuti untuk menjalankan suatu pekerjaan dgn berpedoman pada tujuan yg harus dicapai (www.iso9000store.com)

Definisi SOP yg lain adalah “detailed, written instructions to achieve uniformity of the performance of a specific function”

Untuk siapa SOP dibuat?

SOP menjadi pedoman bagi para pelaksana pekerjaan. Ini bisa berarti para karyawan produksi, resepsionis, office boy, supir, staf administrasi di kantor, pabrik atau gudang, supervisor dan manager

SOP akan berbeda untuk pekerjaan yg dilakukan sendirian, untuk pekerjaanyg dilakukan secara tim dan untuk pengawas pekerjaan tsb

Kapan menyusun SOP?

• SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan.
• SOP digunakan utk menilai apakah pekerjaan tsb sudah dilakukan dgn baik atau tidak.
• Uji SOP sebelum dijalankan, lakukan revisi setelah 1-2 bulan trial.
• Lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yg bisa diakibatkan oleh adanya mesin baru, peralatan baru, tambahan pekerja, lokasi berbeda, dan semua yg mempengaruhi lingkungan kerja
• Mintakan masukan dari para pelaksana untuk menjadi bahan perbaikan SOP secara teratur

Sepanjang apa SOP disusun?

• Tidak ada aturan yg membatasi panjang pendeknya SOP, karena SOP digunakan oleh berbagai macam orang untuk tujuan yg berbeda, dgn tetap harus lengkap dan akurat
• Walau demikian, SOP yg ringkas akan lebih memudahkan para pelaksana, dengan demikian sebuah prosedur kerja yg panjang bisa dibagi menjadi 2-3 SOP (seperti dipisah menjadi SOP Tahap Persiapan, SOP Tahap Pelaksanaan dan SOP Tahap Penyelesaian)

Siapa yg membuat SOP?

Idealnya, SOP disusun oleh 1 tim yg terdiri atas:

1. Penulis SOP (author)
2. Pelaksana di lapangan (employee)
3. Pengawas lapangan (supervisor)
4. Atasan pengawas (manager)

Keuntungan adanya SOP

• SOP yg baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, menjadi alat komunikasi antara pelaksana dan pengawas, dan menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten
• Para pekerja akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yg harus dicapai dalam setiap pekerjaan
• SOP juga bisa dipergunakan sbg salah satu alat training dan bisa dipergunakan untuk mengukur kinerja karyawan

Sistem, Prosedur & Langkah

• Sistem yg ada dalam setiap perusahaan adalah sistem pemasaran, sistem produksi, sistem keuangan dan sistem pengembangan SDM. Keberhasilan suatu perusahaan dipengaruhi oleh seberapa jauh sistem-sistem ini bisa berjalan dan bekerja sama
• Setiap sistem disusun atas beberapa prosedur kerja. Sebagai contoh, sistem produksi terdiri atas prosedur perencanaan produksi, prosedur permintaan bahan, prosedur pelaksanaan produksi, prosedur pengawasan produksi, prosedur penyerahan hasil produksi, dan prosedur pembuatan laporan produksi
• Langkah-langkah adalah kegiatan terkecil yg menyusun sebuah prosedur. Dalam pelaksanaan, langkah-langkah ini adalah tempat terjadinya variasi kegiatan antara pelaksana yg berbeda jika prosedur tidak dibakukan.

Manager menggunakan standard operating procedures (SOP) untuk memastikan agar setiap orang mengikuti langkah-langkah yg sama setiap kali menjalankan prosedur
Tips Menyusun SOP

• Selalu bayangkan siapa pengguna SOP
• Sebelum mulai menulis, putuskan apa tujuan dari prosedur tsb
• Gunakan prinsip “Ceritakan apa yg akan Anda ceritakan, kemudian ceritakan”
• Buatlah sebuah panduan sebelum menulis SO (buat daftar topik yg harus dibicarakan, kemudian kelompokkan)
• Mulailah dgn kata kerja dan hindari kalimat pasif
• Buat draft terlebih dahulu
• Koreksi draft setelah 24 jam. Perhatikan apa dikatakan oleh setiap kalimat, kemudian perbaiki
• Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika membuat SOP. Jika Anda merasa bosan, maka hal yg sama akan dirasakan oleh pembaca